Raccolta e selezione dei documenti
Il primo passo è capire quali documenti sono aggiornati e autorevoli. Inserire versioni obsolete è l'errore più comune e produce risposte sbagliate difficili da individuare.
Strutturazione dei contenuti
I documenti vengono suddivisi in unità coerenti e arricchiti con riferimenti, così l'assistente recupera esattamente la porzione utile invece di interi manuali.
Regole, tono e limiti
Definire cosa l'assistente può dire, cosa deve evitare e come deve esprimersi è parte dell'addestramento tanto quanto i contenuti.
Test e correzione
Una fase di test con domande reali del personale rivela lacune e ambiguità. Le correzioni in questa fase valgono più di qualsiasi ottimizzazione successiva.